一、目的
為了規(guī)范采購預付款請付程序，有效控制預付款風險和引導預付款資金使用方向，也便于財務(wù)及時在sap系統(tǒng)中進行財務(wù)處理，使采購預付款賬外管理轉(zhuǎn)移到SAP系統(tǒng)管理，實現(xiàn)預付資金的系統(tǒng)監(jiān)管，開始啟用SAP預付款請求模塊。
二、范圍
SAP系統(tǒng)以采購訂單或收貨采購訂單形式的采購業(yè)務(wù)可以制作預付款請求。
三、 SAP系統(tǒng)中預付款基本操作程序
1、 采購部門首先在系統(tǒng)中制作“采購訂單”。
2、 采購擔當只能基于“采購訂單”或者“收貨采購訂單”制作“預付款請求”，列明預付款的比例，預付款金額不能超過未來要開發(fā)票的總金額。
3、 采購擔當打印預付請求明細，填寫借款單按照付款程序請批付款。（原做法：只填借款單，沒有列明預付物資明細及比例，并且在SAP系統(tǒng)中沒有記錄）。
4、 預付資金批準后轉(zhuǎn)銀行會計，銀行會計對外付款。
5、 銀行會計支付后，銀行付款水單回聯(lián)與前期單據(jù)轉(zhuǎn)材料會計，材料會計在收付款系統(tǒng)中-付款模塊基于“預付款請求”作系統(tǒng)操作，結(jié)果形成財務(wù)過賬。
6、 前期基礎(chǔ)工作：每個采購供應商要設(shè)置“預付帳款”會計科目（財務(wù)設(shè)定總賬會計科目：預付帳款-人民幣、預付帳款-美元、預付帳款-歐元，SAP系統(tǒng)管理員負責更改業(yè)務(wù)伙伴主數(shù)據(jù)控制科目-應付的預付定金）。
操作實例：
1、 基于采購訂單制作預付款請求（采購入庫 前）
第一步：制作采購訂單
第二步：制作預付款請求
此時采購訂單狀態(tài)不變：未清
第三步：采購請款
打印上表預付款請求明細，按照程序向財務(wù)申請付款。
第四步：財務(wù)付款和系統(tǒng)處理
2、基于收貨采購訂單的預付款請求（采購入庫后）
第一步：制作采購訂單（同上）
第二步：基于采購訂單制作收貨采購訂單，此環(huán)節(jié)由倉庫操作辦理入庫手續(xù)。
第三步：基于收貨采購訂單制作預付款請求
第四步：采購打印預付款請求明細向財務(wù)請款（同上）
第五步：財務(wù)付款和系統(tǒng)處理（同上），預付款請求單據(jù)變?yōu)榻Y(jié)算狀態(tài)。
“預付款請求”使用SAP系統(tǒng)中操作注意情況：
1、 采購訂單已經(jīng)執(zhí)行了入庫，該單據(jù)變成已結(jié)算狀態(tài)，則不能基于該采購訂單制作預付款請求。
2、 收貨采購訂單已經(jīng)轉(zhuǎn)為已結(jié)算狀態(tài)，則不能基于該單據(jù)制作預付款請求。因為該單據(jù)有可能手動取消或者形成應付發(fā)票，在付款時應基于發(fā)票支付即可。
3、 同一張采購訂單或者收貨采購訂單可以一次或多次制作預付款請求；也可以多張采購訂單或收貨采購訂單制作一次或多次預付款請求；在一張預付款請求單據(jù)上可以制作任何比例預付款。
4、 預付款請求在沒有變?yōu)榻Y(jié)算狀態(tài)之前可以進行內(nèi)容更改和手動取消或結(jié)算，結(jié)算或取消狀態(tài)后該單據(jù)不能更改，只能重做預收款請求；如果預收款請求作廢，要手動選擇取消，嚴禁在沒有付款的情況下手動結(jié)算。
5、 付款時可以根據(jù)整張預付款請求總金額付款，也可以根據(jù)部分金額付款，但財務(wù)只能根據(jù)該單據(jù)在收付款系統(tǒng)中進行一次預付款過賬，部分預付形成的過賬與前者存在區(qū)別，即未付部分自動轉(zhuǎn)為應付借方紅數(shù)，成為帳戶付款，部分支付對未來應付發(fā)票過賬不產(chǎn)生影響，但在未形成發(fā)票之前該伙伴的在會計科目重分類上應付預付金額不實。
6、 預付請求如果付款結(jié)算后，該付款不能在對賬模塊中進行對賬操作；采購形成預付款請求在沒有付款前得知業(yè)務(wù)取消，采購擔當要在系統(tǒng)中對預付款請求單據(jù)取消；如果預付款后該采購業(yè)務(wù)取消，貨款退回時由財務(wù)對原先的預付款選擇取消形成相反的過賬，然后再對預付款請求單據(jù)做取消處理。
7、 根據(jù)上述系統(tǒng)情況對于要求預付款的，財務(wù)原則要求每張收貨采購訂單或者收貨采購訂單只能制作一次預付款請求，并且預付金額不得超過該單據(jù)總金額的30%；付款金額需要和預付款請求單據(jù)金額一致，否則采購回系統(tǒng)改單；對于超過30%比率的應謹慎，嚴禁一次性付清款項；為提高系統(tǒng)操作效率，對于系統(tǒng)預付款采購部需要確切的知道該業(yè)務(wù)肯定執(zhí)行，并且未來發(fā)票金額超過預付款；采購訂單取消后與之對應的預收款請求在未付款前需要及時取消，已經(jīng)支付預付款的如果業(yè)務(wù)取消或者超過未來開票總額的，采購部要及時追回預付貨款。
四、應付發(fā)票的形成和處理
1、 沒有預付款請求的，按照原定的程序制作應付發(fā)票即可，但應打開“總預付款”進行確認是否存在預付請求，以防漏選。
2、 如果存在預付款請求的在制作應付發(fā)票是需要打開“總預付款”，出現(xiàn)“擬定的預付定金”對話框，在預付款類型選擇“預付款請求”，選中預付單據(jù)即可，該筆預付款在形成應付發(fā)票時核銷。
3、 根據(jù)應付發(fā)票制作應付貸項憑證該預付請求一并沖回，并且應付貸項總金額需要超過該單應付發(fā)票的預付總額，否則不能形成過賬。
4、 如果在制作應付發(fā)票是漏選“預付款請求”，只能對該付款取消沖回，同時對“預付款請求”作取消操作，財務(wù)再根據(jù)應付發(fā)票按照相同金額制作賬戶付款。
操作實例：
1、 基于采購訂單制作預付款請求（采購入庫前）
第一步：制作采購訂單
第二步：在擬定的預付定金選擇預付款請求
結(jié)束形成應付發(fā)票，扣除預付款后的余額形成賬戶付款。
應付發(fā)票形成環(huán)節(jié)的要求：
1、 在做每一筆應付發(fā)票時，需要打開總預付款，確認該筆應付發(fā)票前期是否存在預付款情況，以防漏選預付款單據(jù)。
2、 在入庫環(huán)節(jié)出現(xiàn)退貨基于收貨采購訂單的情況下，可能會導致預付款金額超過應付發(fā)票的金額，此時不能形成過賬，預付款金額需要小于整單發(fā)票金額，才能形成應付發(fā)票過賬。
3、 采用“退貨補扣”形式形成的退貨單對應付發(fā)票和預付款請求過賬不會產(chǎn)生影響，因為退貨補扣形成應付貸項憑證，應付發(fā)票金額會大于預付款金額。
4、 如果出現(xiàn)采購發(fā)票金額低于預付款請求的金額，財務(wù)在系統(tǒng)中不能形成應付發(fā)票，要求采購補票至超過預付金額，因為做應付發(fā)票時預付款金額不能更改。此情況表明公司多付貨款，采購部要對超額付款負責追討或補票。
5、 應付預留發(fā)票不能使用預付款請求，即發(fā)票先到貨未到，此情況采用賬戶付款。
