對于制造企業(yè)而言，物料管理的地位是不言而喻的。成千上萬種物料，如果沒有可做唯一標示的物料代號，而僅靠物料名稱或者其它途徑作管理依據(jù)，很難想象企業(yè)如何合理管理物料。然而物料的名稱、規(guī)格等都不能作為區(qū)別物料的標示，同名同規(guī)格的物料總是存在的。要實現(xiàn)物料的科學管理，物料編碼是基礎(chǔ)。為了對物料實現(xiàn)統(tǒng)一編碼，許多企業(yè)特別是大中型企業(yè)，通常設(shè)有獨立的物料編碼機構(gòu)，或組織專項編碼培訓(xùn)班等。但往往實踐證明，相關(guān)的執(zhí)行部門最終還是沒有嚴格按照物料編碼的規(guī)則執(zhí)行，工作也沒有達到預(yù)想中的效果。物料編碼，絕對不是一件容易做好的事情。

憑借多年豐富的數(shù)字化供應(yīng)鏈建設(shè)經(jīng)驗和經(jīng)驗，sap服務(wù)商寧波優(yōu)德普能夠幫助企業(yè)通過SAP系統(tǒng)有效推行物料編碼工作，幫助企業(yè)始終保持良好的運營狀態(tài)。我們總結(jié)了以下erp系統(tǒng)物料管理中的物料編碼規(guī)則：

一、物料編碼的功能

物料編碼是以簡短的文字、符號或數(shù)字、號碼來代表物料、品名、規(guī)格或類別及其它有關(guān)事項的一種管理工具。在物料極為單純、物料種類極少的工廠或許有沒有物料編碼都無關(guān)緊要，但在物料多到數(shù)百種或數(shù)千、數(shù)萬種以上的工廠，物料編碼就顯得格外重要了。此時，物料的領(lǐng)發(fā)、驗收，請購、跟催、盤點、儲存等工作極為頻繁，而借著物料編碼，使各部門提高效率，各種物料數(shù)據(jù)傳遞迅速、意見溝通更加容易。物料編碼的功能如下：

1. 增強物料數(shù)據(jù)的正確性：物料的領(lǐng)發(fā)、驗收、請購、跟催、盤點、儲存、記錄等一切物料之活動均有物料編碼可以查核，因此物料數(shù)據(jù)更加正確。至于一物多名，一名多物或物名錯亂現(xiàn)象不致于發(fā)生。

2. 提高物料管理的工作效率：物料既有系統(tǒng)的排列，以物料編碼代替文字的記述，物料管理簡便省事，效率因此提高。

3. 利于計算機的管理物料管理：在物料編碼推行徹底之后，方能進一步利用計算機作更有效的處理，以達到物料管理之效果。

4. 降低物料庫存、降低成本：物料編碼利于物料庫存量的控制，同時利于呆料的防止，并提高物料管理工作的效率，因此可減輕資金的積壓，降低成本。

5. 防止物料舞弊事件發(fā)生：物料一經(jīng)編碼后，物料記錄正確而迅速，物料儲存井然有序，可以減少舞弊事件之發(fā)生。

6. 便于物料領(lǐng)用：物料均有正確的統(tǒng)一的名稱及規(guī)格予以編碼。對用料部門的領(lǐng)用以及物料倉庫的發(fā)料都十分方便。

7. 便于壓縮物料的品種、規(guī)格：對物料進行編碼時，可以對某些性能相近或者相同的物料進行統(tǒng)一、合并和簡化，壓縮物料的品種、規(guī)格。

二、物料編碼的誤區(qū)

1. 圖號作為物料

編碼隨著信息化的不斷推進，當前大部分的中國企業(yè)都在使用CAD等輔助設(shè)計系統(tǒng)。由于設(shè)計管理規(guī)范的要求，每張圖紙都會有一個圖號，于是大部分的企業(yè)直接使用圖號作為物料的編碼。但使用圖號作為物料編碼，會存在如下問題：

（1）由于技術(shù)部門并不負責原材料的管理，原材料就沒有圖號

（2）圖號并不唯一很多使用圖號作為物料編碼的企業(yè)，他們一直認為這是比較合理的。圖號能夠表述物料的唯一性嗎？他們認為：“可以……但是，極個別的不能。”為什么極個別的不能？同樣一張設(shè)計圖紙，可以使用不銹鋼制造，也可以使用鍍鋅板制造，兩種不同的原材料制造出來的產(chǎn)品，我們能夠說是一樣的嗎？但他們的圖號確實就是一樣的。

（3）圖號的管理本身不規(guī)范大部分的研發(fā)部門對于圖號的編碼管理本身就不嚴謹。不同的設(shè)計人員、不同的設(shè)計小組遵循的編碼規(guī)則并不相同，導(dǎo)致后續(xù)使用圖號的混亂，圖號作為物料編碼就更加不合適了。因要求物料編碼表述大量的信息，部分企業(yè)由于缺乏物料編碼的經(jīng)驗，在制定編碼規(guī)則的時候，往往希望制定出一套萬能的、一見到編碼就可以知道物料所有情況的規(guī)則。包括物料種類、屬性、供應(yīng)商信息，甚至包括存放倉庫的信息。這些對于編碼的過高期望，都是由于沒有編碼制定經(jīng)驗造成的。期望越高，失望就越大。編碼就是編碼，它無法表達其根本無法承載的過多信息。

2. 把制定編碼規(guī)則的工作交給個別人或部門去完成

企業(yè)的管理層往往習慣把編碼工作交給技術(shù)部門或者某個資深員工來主持完成。這種做法忽略了一點，編碼真正使用最多的是物料管理部門、財務(wù)部門，而非制定編碼規(guī)則的技術(shù)部門。制定物料編碼，應(yīng)該聯(lián)合技術(shù)部門、物料管理部門、財務(wù)門，組成制定團隊共同完成。

三、物料編碼的原則

物料編碼必須合乎物料編碼的原則，合理的物料編碼，必須具備下列基本原則：

1、簡單性

編碼的目的在于將物料化繁為簡，便于物料的管理，如果編碼過于繁雜，則違反了編碼之目的。因此物料編碼在應(yīng)用文字元號或數(shù)字上應(yīng)力求簡單明了，這樣可節(jié)省閱讀、填寫、抄錄的時間與手續(xù)，并可減少其中的錯誤機會。

2、展開性

物料復(fù)雜，物料編碼大分類后還要加以細分，如果采用阿拉伯數(shù)字十進制，則每段最多只能由十個細分的項目，如果采用英文字母，則每段有26個細分項目，然而細分項目太多，就難于查找，而細分項目太少，則分類展開太慢，分類細分項目通常以五至九個較佳。例如采用阿拉伯數(shù)字十進制，有十八個項目時，其分類展開可以利用下列方法。

3、完整性

在物料編碼時，所有的物料都應(yīng)有物料編碼可歸，這樣物料編碼才能完整。若有些物料找不到賦予之物料編碼，則很顯然物料編碼缺乏完整性。新產(chǎn)品新物料的產(chǎn)生容易破壞物料編碼的完整性。因此每當有新物料產(chǎn)生，即應(yīng)賦予新的物料編碼，并規(guī)定新的物料沒有編碼，采購部門不得從事采購，即使沒物料編碼的新物料采購進來了，倉庫部門或會計部門發(fā)現(xiàn)物料訂購單缺少物料編碼，即應(yīng)請采購部門補填物料編碼，否則不予入庫、不予付款。這樣才能確保物料編碼的完整性。

4、單一性

物料編碼的單一性是指一個物料編碼只能代表一種物料，同一種物料只能找到一個物料編碼，而絕無一個物料有數(shù)個物料編碼，或一個物料編碼有數(shù)項物料，一般地，只要物料的物理或化學性質(zhì)有變化、只要物料要在倉庫中存儲、就必須為其指定一個編碼，舉例，如某零件要經(jīng)過沖壓成型、鉆孔、噴漆三道工序才能完成。如果該物料的三道工序都在同一車間完成，不更換加工單位，即沖壓成型后立即進行鉆孔，緊接著進行噴漆，中間沒有入庫、出庫處理，則該物料可取一個代碼。如果該物料的三道工序不在同一個車間完成，其順序是沖壓、入庫、領(lǐng)料、鉆孔、入庫、領(lǐng)料、噴漆、入庫，則在庫存管理中為了區(qū)分該物料的三種狀態(tài)，必須取不同的物料編碼。例：3000A,3000B,3000C三個編碼分別表示三種不同加工狀態(tài)的物料。

有效推行企業(yè)的物料編碼工作有兩種途徑：一是實施軟件管理系統(tǒng)實施ERP等信息化軟件系統(tǒng)，是在系統(tǒng)中固化物料編碼，實現(xiàn)強制推行的容易也有效的方式。ERP系統(tǒng)會按照企業(yè)制定的物料編碼規(guī)則，自動生成編碼。ERP系統(tǒng)具備的便捷的查詢、排序等功能，也可以讓員工快速體驗統(tǒng)一編碼帶來的效益，進而積極配合編碼工作的執(zhí)行。合理的編碼規(guī)則結(jié)合ERP、PDM系統(tǒng)中的查詢、排序功能，對于企業(yè)標準化工作的推行會起到直接的積極影響。二則是設(shè)定專人負責編碼如果企業(yè)尚不具備實施ERP、PDM等信息化系統(tǒng)的條件，要實現(xiàn)物料編碼規(guī)則的貫徹執(zhí)行，唯一的辦法就是通過制定物料控制流程，設(shè)定專人控制物料編碼。在流程的執(zhí)行過程中，嚴格遵守物料編碼唯一出口原則。企業(yè)制定出來的物料編碼規(guī)則得不到真正有效推行，究其原因，在推行組織機構(gòu)的設(shè)定、物料編碼流程的執(zhí)行等方面一定有不到位的地方。因此設(shè)定專人負責物料，不失為有效的辦法。

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